Besprechungen, die niemand hasst

Montag, zehn Uhr, Konferenzraum drei. Zwölf Menschen sitzen um einen Tisch, zwei weitere sind per Video zugeschaltet. Nach einer Stunde weiß niemand so genau, was eigentlich beschlossen wurde. Laut Umfragen verbringen Büroangestellte mehrere Stunden pro Woche in Besprechungen – und halten einen großen Teil davon für überflüssig. Es lohnt sich also, die eigene Meeting-Kultur kritisch zu überprüfen. Unsere Expertin, die Unternehmensberaterin Katrin Vogel, hat dafür sieben Regeln aufgestellt.

Regel eins: Kein Treffen ohne Ziel. „Bevor Sie einladen, sollten Sie sich fragen, was am Ende herauskommen soll“, sagt Vogel. „Eine Entscheidung? Ideen? Oder nur Informationen? Für reine Informationen reicht meistens eine E-Mail.“ Regel zwei: eine Tagesordnung verschicken, und zwar spätestens einen Tag vorher. So haben alle die Möglichkeit, sich vorzubereiten.

Regel drei betrifft die Gästeliste. „Laden Sie nur die Menschen ein, die wirklich etwas beitragen können oder von der Entscheidung betroffen sind“, rät die Beraterin. Jede zusätzliche Person mache die Diskussion länger. Regel vier: die Zeit begrenzen. Dreißig Minuten seien für die meisten Themen genug. „Es ist erstaunlich, wie schnell man sich einigt, wenn alle wissen, dass um halb elf Schluss ist.“

Besonders wichtig ist Vogel die fünfte Regel: Jemand muss das Gespräch leiten. Die Moderatorin achtet darauf, beim Thema zu bleiben, und sorgt dafür, dass nicht immer dieselben reden. „Die Stillen haben oft die besten Ideen“, sagt Vogel. „Man muss ihnen nur die Chance geben, sie zu äußern.“ Eine einfache Methode: Am Anfang sagt jede Person in einem Satz, was ihr wichtig ist.

Regel sechs dreht sich um den Ton. Kritik sollte sachlich bleiben und sich auf Vorschläge beziehen, nicht auf Personen. Statt „Das ist doch Unsinn“ könnte man sagen: „Ich hätte da Bedenken. Wäre es nicht sinnvoller, zuerst die Kosten zu prüfen?“ Solche Formulierungen im Konjunktiv II klingen höflicher und öffnen den Raum für eine Diskussion. „Wer andere bloßstellt, bekommt keine guten Ideen mehr“, warnt Vogel.

Die siebte Regel ist vielleicht die wichtigste: Am Ende muss klar sein, wer was bis wann erledigt. Ein kurzes Protokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen verhindert, dass dieselben Fragen in der nächsten Sitzung wieder auftauchen. „Ich empfehle, das Protokoll noch am selben Tag zu verschicken“, sagt Vogel. „Später erinnert sich niemand mehr genau.“

Und was ist mit Videokonferenzen? Hier gelten dieselben Regeln – nur noch strenger. Wer zu Hause sitzt, lässt sich schneller ablenken. Vogel schlägt deshalb vor, die Kamera einzuschalten und Online-Treffen auf höchstens fünfundvierzig Minuten zu begrenzen. Ihr letzter Tipp klingt fast provokant: „Haben Sie den Mut, eine Besprechung abzusagen, wenn sie nicht nötig ist. Ihre Kolleginnen und Kollegen werden es Ihnen danken.“